Microsoft Project Professional 2016

Voordelen

• Spreadsheet lay-out organiseert projecttijdlijnen en planningen
• De software toont visueel het reilen en zeilen van complexe planningsactiviteiten
• Biedt een solide samenwerkingskader
• Beheert alle projectmiddelen
• Creëert grafieken voor tijdlijnen en planningen

Nadelen

• Er is een steile leercurve te overwinnen
• Integreert niet goed met niet-Microsoft programma's

Zoals het dooslabel van de software impliceert, wordt Microsoft Project Professional 2016 gebruikt door zakelijke professionals om hun projecten digitaal te beheren. Voor werknemers die niet in een bedrijfsomgeving met hoge druk werken, heeft die beschrijving niet veel echte informatie te bieden. Laat ik het zo zeggen, de suite van bedrijfsbeheertools stelt kantoormanagerstypes in staat om elke denkbare bedrijfsprojectcategorie te organiseren en te coördineren. Van een puur kantoorgebaseerd bedrijfsmodel tot een model dat een of andere productiefabriek omvat, de software neemt de pijn weg uit al te ingewikkelde zakelijke ondernemingen.

Met behulp van dit bedrijfsinstrument voor het centraliseren van middelen kunnen leidinggevenden alle projecten samenbrengen in een gemakkelijk te navigeren lay-out. Als er maar één of twee managers in een bedrijf zijn, lost een rommelige groep van voornaamste projectblokken op in een systematisch georganiseerde reeks van gemakkelijk uit te voeren taken. Het is zo veel gemakkelijker om een plan of planning te visualiseren wanneer de verantwoordelijkheden van medewerkers op deze manier digitaal zijn geordend. Maar Microsoft Project Professional 2016 heeft nog veel meer te bieden. Door de communicatieve kracht van de software te vergroten, openen de samenwerkingsfuncties een hele wereld aan mogelijkheden om middelen te coördineren. Van over de hele wereld kunnen andere leden van een team hun deel van het werk invoeren. Door gebruik te maken van de communicatiemogelijkheden van MS Project Pro 2016 is een samenwerking tussen afdelingen even gemakkelijk als een vergadering met teamleden uit een half dozijn verre landen.

Dus, wat doen deze bedrijfsmanagers als ze een sessie beginnen in deze softwarewerkruimte? Ze vergelijken en passen tijdlijnen van projecten aan, stellen planningen op, wijzen budgetten toe en wijzen teamleden toe. En dat is nog maar het begin. Na het plannen van een ruwe planning, is er nog het bijschaven van de planning en het genuanceerde vermogensbeheer. In een programmavenster worden chats en virtuele vergaderingen gehouden, waarna beslissingen worden genomen en gecommuniceerd naar alle leden van het projectteam. Bovenal wordt die communicatielijn in stand gehouden. Als de vergaderingen worden afgesloten, worden notulen gemaakt en planannotaties vastgelegd, opnieuw volledig binnen de interface van deze projectmanagementsuite. Al deze middelen, al deze teamleden en bedrijfsmiddelen staan uiteindelijk gelijk aan een grote bedrijfsuitgave. Om die investering niet verloren te laten gaan, moet elke beslissing van elk projectlid digitaal worden verantwoord en geregistreerd. Immers, complexe bedrijfsplannen bestaan uit vele bewegende delen. Ze zijn zelden statisch, dus dynamische projectonderdelen vereisen constante controle, plus veel gezamenlijke input.

Uiteindelijk is de hier beschreven software bedoeld om al die bewegende delen te verankeren, om de gegevens naar een Windows computerwerkruimte te halen en alle projectblokken in levende kleuren weer te geven. Als ze het plan eenmaal kunnen visualiseren, kunnen de verschillende uitvoerende leden en teamdeelnemers van lagere echelons hun gezamenlijke inspanningen verfijnen en geld besparen. Complexe planningen vallen uiteen in gemakkelijk te volgen tijdschema's wanneer deze aanpak wordt toegepast. Hetzelfde geldt voor tijdlijnbeheer en de uitvoering van een doelgerichte planning. Door al deze ingewikkelde, moeilijk te handhaven projectstromen op te splitsen in kleinere brokken, worden ze gemakkelijker te beheren en te administreren. Vervolgens stromen de rapporten automatisch uit een vooraf geconfigureerd Microsoft Project Professional 2016 paneel, waarbij alleen afdelingsrelevante gegevens op het spreadsheetachtige papierwerk worden vastgelegd. Verliezen dalen, productiviteitsmarges stijgen en de communicatie tussen afdelingen bereikt een niveau van synergie dat niet mogelijk was voordat het bedrijf MS Project Professional 2016 installeerde, dat nu lokale en internationale projectleden naadloos verbindt tot een ring van nauw samenwerkende teamdeelnemers. Het is bijna alsof ze in dezelfde kamer zitten.

Kijkend naar het hoofdvenster van het programma, zijn er een aantal slanke pictogrammen langs de bovenkant van het softwarevenster. Het projectmenu bevindt zich in het midden van het scherm en is voorzien van een kleurcode om leidinggevenden te helpen een taak te visualiseren. Onder het menu bevinden zich teamplannerpanelen en middelentoewijzingen. Andere items zijn een rapportcompiler en een hiërarchisch taakpaneel. Het scherm onder deze menu-items lijkt veel op de rijen en kolommen van een spreadsheetprogramma, hoewel de cellen van het blad speciaal zijn opgemaakt om gegevens over specifieke projecttaken te accepteren. De duur van de opdracht, wanneer hij begint en eindigt, de leden van het team die verantwoordelijk zijn voor het werk, al deze doelgerichte details staan op het blad. Van hieruit kunnen samenwerkingsnotities en projectupdates worden ingevoerd. Grafieken, rapporten en meer, de software legt werkelijk elk detail over de voortgang van een project visueel vast.

Voordelen

• Spreadsheet lay-out organiseert projecttijdlijnen en planningen
• De software toont visueel het reilen en zeilen van complexe planningsactiviteiten
• Biedt een solide samenwerkingskader
• Beheert alle projectmiddelen
• Creëert grafieken voor tijdlijnen en planningen

Nadelen

• Er is een steile leercurve te overwinnen
• Integreert niet goed met niet-Microsoft programma's